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KI für KMU

KI muss nicht groß sein. Sie muss funktionieren.

Wir helfen Anwaltskanzleien, Steuerberatern, Architekturbüros und Handwerksbetrieben, KI praktisch einzusetzen — ohne dass ihr ein eigenes IT-Team braucht.

Termin vereinbarenEher Mittelstand?

Was wir 2026 bei KMU hören

Vier Sätze, die wir öfter hören als uns lieb ist.

„Ich hab gehört man kann mit KI Zeit sparen — aber ich weiß nicht wo anfangen.“

— Steuerberater, 8 MA, Wien

„Mein Budget für ‚Digitales‘ ist überschaubar. Beratung ist mir zu teuer.“

— Inhaberin Architekturbüro, 12 MA, Linz

„Ich brauch jemand, der‘s einfach macht — nicht einen Strategieprozess.“

— Rechtsanwalt, 4 MA, Graz

„DSGVO bei KI? Da macht mein Notar mich vorher fertig.“

— Geschäftsführer Handwerksbetrieb, 25 MA, NÖ

Typische KMU-Use-Cases

Was bei kleinen Teams wirklich ROI bringt.

Mandanten-Korrespondenz

Erstentwurf für Standard-E-Mails: spart 8–12h/Woche pro Sachbearbeiter.

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Belegerkennung & Vorbuchung

Rechnungen und Spesenbelege automatisch erfasst — ohne dass jemand abtippt.

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Wissens-Chatbot intern

Eure Vorlagen, Checklisten, Prozessbeschreibungen — ein Chatbot der antwortet.

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Angebots-Generator

Aus Briefing-Notiz wird Angebots-Entwurf. Du editierst, statt von null zu schreiben.

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Kundenrecherche

Schneller Background-Check vor dem ersten Gespräch — von HR-Daten bis Branchen-News.

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Termin- & Reminder-Bot

Vereinbart, bestätigt, erinnert — auch außerhalb eurer Öffnungszeiten.

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Empfohlener Einstieg für KMU

Klein anfangen. Schnell sehen ob's funktioniert.

Schritt 1

Audit S

€3.500 · 1–2 Wochen. Wir kommen einen Tag vorbei, schauen euch über die Schulter, liefern Top-3 Quick Wins.

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Schritt 2

Quick-Win Sprint

€8.000–20.000 · 4 Wochen. Ein konkreter Use Case wird Production-Ready.

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Schritt 3

AI Care Essential

€490/Monat · monatlich kündbar. Monitoring, 2h Sprechstunde und Update-Empfehlungen.

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So könnte ein typisches KMU-Projekt aussehen.

Steuerberatung mit 8 MitarbeiterInnen in Wien. Größtes Pain: Belegerkennung dauert zwei volle Tage pro Monat — zwei Tage, an denen niemand fakturierbare Arbeit leistet, sondern Rechnungen abtippt und in BMD bucht.

Audit S in Woche 1: Wir kommen einen Tag vorbei, schauen den Sachbearbeitern über die Schulter, sprechen mit der Kanzleileiterin. Ergebnis: 6 Use-Cases priorisiert. Top-1 ist OCR + Vorbuchung, Top-2 ist Mandanten-Mailantworten, Top-3 ist ein interner Wissens-Chatbot.

Quick-Win-Sprint Woche 2–5: Wir bauen die OCR-Pipeline mit Anthropic + EU-Hosting. Belege werden gescannt, KI extrahiert Daten, schlägt Buchungssatz vor — 70% der Belege gehen automatisch durch, 30% landen zur menschlichen Kontrolle. Die SachbearbeiterInnen werden vor Go-Live in zwei Halbtag-Sessions eingeschult.

Ergebnis ab Monat 2: 12 Tage pro Jahr gewonnen, Honorar in fünf Monaten zurückverdient. Ab Monat 5 läuft AI Care Essential weiter: Monitoring, monatliche Sprechstunde, Updates. Im zweiten Halbjahr kommt Use Case 2 dazu — diesmal als Sechs-Wochen-Erweiterung statt komplettem Neustart.

Hypothetisches Beispiel — keine echten Mandanten-Daten. Konkrete Cases im Abschnitt Cases.

Häufige Fragen aus dem KMU-Segment

Was kleine Betriebe vor dem ersten Call wissen wollen.

Lohnt sich KI auch wenn wir nur 5 MitarbeiterInnen sind?
Ja — gerade dann. Bei kleinen Teams zählt jede Stunde, und KI hebelt einzelne Personen am stärksten. Ein realistisches Quick-Win-Projekt spart oft 6–10 Stunden pro Woche pro Sachbearbeiter. Bei einem 5-Personen-Büro ist das ein halber FTE — bezahlt das Audit und den Sprint binnen weniger Monate zurück.
Wie viel kostet das billigste sinnvolle KI-Projekt?
Audit S ab €3.500 plus Quick-Win-Sprint ab €8.000 — also realistisch €11.500–€15.000 für den ersten produktiven Use Case. Darunter geht es theoretisch, aber dann fehlt entweder die Analyse oder die saubere Umsetzung, und ihr habt am Ende ein Spielzeug statt einer Lösung. Wer euch ein KI-Projekt für €2.000 verspricht, baut entweder einen ChatGPT-Wrapper oder verschwindet nach der Anzahlung.
Brauchen wir eigene Server?
Nein. Wir setzen auf EU-gehostete Cloud-Lösungen — meist Anthropic über AWS Frankfurt oder vergleichbare DSGVO-konforme Anbieter. Ihr braucht einen Browser und ein paar API-Keys, mehr nicht. Eigene Server lohnen sich erst ab Konzerngröße und sehr speziellen Anforderungen.
Was ist mit Datenschutz bei Mandanten-/Klienten-Daten?
Wir arbeiten ausschließlich mit Anbietern, die DSGVO-konform sind und keine Daten zu Trainingszwecken speichern (Anthropic, EU-gehostete Modelle). Vor jedem Projekt liefern wir Verarbeitungsverzeichnis, DPA und — wenn nötig — eine kurze DSFA. Bei sensiblen Bereichen wie Anwaltskanzleien oder Steuerberatung ist das Standard, kein Aufpreis.
Können wir das später skalieren, wenn wir wachsen?
Ja. Wir bauen Quick-Win-Lösungen so, dass sie modular sind: heute löst der Bot Mandanten-Mails, in einem Jahr übernimmt er Termin-Koordination, später Belegerkennung. Jeder Use Case läuft als eigenes Modul — ihr könnt dazubauen, ohne von vorne anzufangen. AI Care Essential wächst einfach mit.
Müssen wir technisches Personal einstellen?
Nein. Genau das ist der Sinn von AI Care Essential: ihr habt einen festen Ansprechpartner bei uns, der das Monitoring übernimmt, Updates einspielt und in der monatlichen Sprechstunde Fragen beantwortet. Die meisten KMU-Kunden brauchen nie eine eigene KI-Person — das wäre auch wirtschaftlich nicht darstellbar.
Gibt es Förderungen für KMU?
Ja, aktuell drei relevante: Wirtschaftsagentur Wien ‚Digi+‘ (bis €15.000 Zuschuss für Wiener KMU), aws Förderbank ‚Digitalisierung‘ (Mix aus Kredit und Zuschuss) und je nach Bundesland eigene Digitalisierungsschienen. Wir liefern die technische Projektbeschreibung für den Antrag und vermitteln einen Förder-Consultant — den formellen Antrag selbst reichen wir nicht ein.

Klein anfangen — heute.

30-Minuten-Call. Wir hören euch zu und sagen ehrlich, ob KI für euer Setup Sinn macht.

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